E Rechnung ab 2027: Was Gründer jetzt wirklich wissen müssen
Disclaimer: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder individuelle Unternehmensberatung dar. Steuerliche Vorschriften und Verwaltungsauffassungen können sich ändern und ihre Anwendung hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Im Zweifel sollten Gründer und Unternehmer ihren Steuerberater oder eine entsprechend qualifizierte Beratungsstelle hinzuziehen. Stand dieses Beitrags ist August 2026.
• Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E Rechnungen empfangen können. Eine normale PDF gilt dabei nicht mehr als E Rechnung. Zulässige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
• Bis Ende 2026 gelten noch Übergangsregeln. Unternehmen dürfen grundsätzlich weiterhin Papier oder PDF Rechnungen verwenden. 2027 bleibt diese Möglichkeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro bestehen.
• Ab 1. Januar 2028 wird die E Rechnung im inländischen B2B Geschäft grundsätzlich verpflichtend. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinunternehmer, bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen an Privatkunden.
• E Rechnungen müssen korrekt archiviert werden. Der strukturierte Originaldatensatz, zum Beispiel die XML Datei, darf nicht einfach durch einen Ausdruck oder eine gespeicherte PDF ersetzt werden.
• Für Gründer ist die technische Umsetzung meist überschaubar. Moderne Programme wie Lexware Office können E Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren. Wer heute gründet, sollte deshalb möglichst direkt eine Software wählen, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
Für Gründer gehört das Schreiben einer Rechnung zu den banalsten Dingen des Geschäftsalltags. Leistung erbracht, Rechnung geschrieben, als PDF gespeichert und per E Mail an den Kunden geschickt. Genau dieser seit Jahren übliche Ablauf steht jedoch vor einer grundlegenden Veränderung.
Die E Rechnung ist in Deutschland längst keine Zukunftsmusik mehr. Die rechtliche Umstellung hat bereits am 1. Januar 2025 begonnen. In den Jahren 2026 und 2027 gelten allerdings noch Übergangsregeln. Ab 2028 wird die strukturierte elektronische Rechnung bei vielen Geschäften zwischen deutschen Unternehmen zum Regelfall.
Gerade Gründer sollten sich deshalb frühzeitig damit beschäftigen. Nicht, weil die technische Umsetzung besonders kompliziert wäre, sondern weil eine wichtige Erkenntnis häufig übersehen wird:
Eine normale PDF Rechnung ist heute rechtlich keine E Rechnung mehr.
Das Bundesministerium der Finanzen stellt dies ausdrücklich klar. Seit dem 1. Januar 2025 muss eine E Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF Datei erfüllt diese Definition nicht und gilt als sogenannte sonstige Rechnung.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E Rechnung
Warum kommt die E Rechnung überhaupt?
Hinter der neuen Regelung steckt nicht lediglich der Wunsch, Papier einzusparen. Rechnungsdaten sollen künftig automatisiert verarbeitet werden können.
Bei einer herkömmlichen PDF Rechnung sieht ein Mensch beispielsweise den Rechnungsbetrag, die Umsatzsteuer, das Rechnungsdatum und die Bankverbindung. Ein Buchhaltungsprogramm muss diese Informationen jedoch erst erkennen oder auslesen.
Bei einer strukturierten E Rechnung sind diese Informationen bereits als maschinenlesbare Daten hinterlegt. Buchhaltungsprogramme können sie damit grundsätzlich unmittelbar weiterverarbeiten.
Das Bundesministerium der Finanzen nennt als Ziel ausdrücklich die Digitalisierung und Vereinfachung von Rechnungsprozessen. Gleichzeitig bereitet die E Rechnung ein später vorgesehenes elektronisches Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung übertragen werden sollen. Die gesetzlichen Regelungen für dieses Meldesystem sollen allerdings erst später geschaffen werden. Eine Entwicklung, die den Bürger wieder ein Stück gläserner macht.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen: Hintergrund zur Einführung der E Rechnung
Seit 2025 müssen Unternehmen E Rechnungen empfangen können
Für Gründer ist zunächst die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen entscheidend.
Beim Empfang ist die Rechtslage bereits heute relevant.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, eine E Rechnung zu empfangen. Nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen reicht dafür grundsätzlich bereits ein E Mail Postfach aus. Eine besondere Empfangsplattform schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht generell vor.
Das betrifft auch Kleinunternehmer.
Ein Gründer, der die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann also nicht einfach sagen: Mit E Rechnungen habe ich nichts zu tun. Er ist zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E Rechnung ausgenommen, muss E Rechnungen seiner Lieferanten und Geschäftspartner aber grundsätzlich empfangen können.
Quelle: BMF: Ausnahmen beim Empfang von E Rechnungen
Damit besteht bereits heute Handlungsbedarf.
Wer beispielsweise Hardware, Dienstleistungen oder andere betriebliche Leistungen von einem Unternehmen bezieht, kann statt einer klassischen PDF eine strukturierte Rechnung erhalten.
Eine XML Datei sieht nicht unbedingt wie eine Rechnung aus
Das sorgt in der Praxis zunächst für Verwirrung.
Eine sogenannte XRechnung besteht grundsätzlich aus strukturierten XML Daten. Öffnet man eine solche Datei ohne geeignete Software, sieht sie nicht unbedingt wie eine klassische Rechnung aus.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung fehlerhaft wäre.
Die Finanzverwaltung stellt inzwischen sogar über ELSTER einen eigenen E Rechnungsviewer zur Verfügung, mit dem XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen für Menschen lesbar dargestellt werden können.
Quelle: ELSTER: E Rechnungsviewer der Finanzverwaltung
Für einen Gründer ist allerdings meistens eine Buchhaltungssoftware die komfortablere Lösung, weil eine eingehende Rechnung dann direkt verarbeitet und archiviert werden kann.
XRechnung oder ZUGFeRD?
In Deutschland begegnen Unternehmer vor allem zwei Formaten: XRechnung und ZUGFeRD.
Die XRechnung besteht aus strukturierten Daten und ist insbesondere aus dem Bereich der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bekannt.
ZUGFeRD kombiniert dagegen eine für Menschen lesbare PDF Darstellung mit strukturierten XML Daten. Dadurch kann die Rechnung auf dem Bildschirm weiterhin weitgehend wie eine klassische Rechnung aussehen, während im Hintergrund gleichzeitig maschinenlesbare Rechnungsinformationen vorhanden sind.
Das Bundesministerium der Finanzen nennt XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit bestimmten Ausnahmen bei einzelnen Profilen, ausdrücklich als Formate, die grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen können.
Quelle: BMF: Zulässige Formate für E Rechnungen
Für viele kleine Unternehmen dürfte ZUGFeRD besonders angenehm sein, weil die Rechnung weiterhin visuell betrachtet werden kann.
Wichtig ist allerdings: Eine normale PDF wird nicht dadurch zur E Rechnung, dass man sie elektronisch verschickt.
Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten.
Was gilt noch bis Ende 2026?
Für die Ausstellung von Rechnungen gelten Übergangsregeln.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Eine Papierrechnung ist während dieses Übergangszeitraums weiterhin möglich. Eine normale elektronische Rechnung, beispielsweise eine PDF per E Mail, kann mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls weiterhin verwendet werden.
Quelle: § 27 Umsatzsteuergesetz: Übergangsregelungen
Das bedeutet für einen Gründer im Jahr 2026 zunächst:
Wer heute noch normale PDF Rechnungen verschickt, verstößt allein deshalb nicht automatisch gegen die neuen Vorschriften, sofern die entsprechende Übergangsregelung greift.
Man sollte daraus aber nicht schließen, dass man das Thema bis Ende 2027 ignorieren kann.
2027 wird der Umsatz entscheidend
Zum 1. Januar 2027 beginnt die nächste Stufe.
Unternehmen, deren maßgeblicher Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro beträgt, können die allgemeine Übergangsregel für normale PDF oder Papierrechnungen dann grundsätzlich nicht mehr in gleicher Weise nutzen.
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsregel dagegen bis zum 31. Dezember 2027. Die Grenze ist ausdrücklich in § 27 Absatz 38 UStG geregelt.
Quelle: § 27 UStG bei Gesetze im Internet
Für viele klassische Gründer, Freiberufler und kleinere Unternehmen bedeutet das eine zusätzliche Schonfrist.
Trotzdem spricht einiges dafür, nicht bis zum letzten möglichen Tag zu warten.
Wer seine Rechnungssoftware ohnehin gerade einrichtet oder wechselt, kann die E Rechnung von Anfang an integrieren und muss seinen Prozess später nicht noch einmal umstellen.
Ab 2028 wird es ernst
Zum 1. Januar 2028 laufen die wesentlichen Übergangsregelungen aus.
Bei den von § 14 UStG erfassten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen muss dann grundsätzlich eine E Rechnung verwendet werden. § 14 UStG verpflichtet den Unternehmer unter den gesetzlichen Voraussetzungen zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Quelle: § 14 Umsatzsteuergesetz: Ausstellung von Rechnungen
Die verkürzte Aussage „Ab 2028 muss jeder Unternehmer immer eine E Rechnung schreiben“ wäre allerdings ebenfalls falsch.
Es gibt Ausnahmen.
Kleinunternehmer müssen nicht zwingend E Rechnungen ausstellen
Das ist für Gründer besonders wichtig.
Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E Rechnung ausgenommen. § 34a Umsatzsteuer Durchführungsverordnung erlaubt ausdrücklich, dass eine Rechnung eines Kleinunternehmers auch als sonstige Rechnung übermittelt werden kann.
Quelle: § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
Auch das Bundesministerium der Finanzen weist ausdrücklich auf diese Ausnahme hin. Sobald ein Kleinunternehmer allerdings zur Regelbesteuerung wechselt, kann unter den übrigen gesetzlichen Voraussetzungen auch die Pflicht zur Ausstellung von E Rechnungen greifen.
Hier zeigt sich, warum Gründer nicht einfach einen allgemeinen Internetartikel lesen und dessen Aussagen auf ihr eigenes Unternehmen übertragen sollten.
Die konkrete steuerliche Situation zählt.
Auch Privatkunden sind ein wichtiger Sonderfall
Die neuen umsatzsteuerlichen E Rechnungsvorschriften betreffen vor allem den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
Bei Rechnungen an private Endverbraucher gelten die Vorschriften zur verpflichtenden E Rechnung grundsätzlich nicht in derselben Weise. Das Bundesministerium der Finanzen führt B2C Umsätze ausdrücklich als Fall auf, bei dem die entsprechenden Regelungen nicht greifen.
Quelle: BMF: Ausnahmen von der verpflichtenden E Rechnung
Wer beispielsweise als Gründer ausschließlich Privatkunden bedient, befindet sich daher in einer anderen Situation als eine Unternehmensberatung, Agentur oder Softwarefirma, die ausschließlich Geschäftskunden abrechnet.
Auch Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen
Eine weitere Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen.
Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro muss auch dann nicht zwingend eine E Rechnung ausgestellt werden, wenn ansonsten eine Verpflichtung bestehen würde. Das BMF verweist dabei auf § 33 UStDV.
Quelle: BMF FAQ zur E Rechnung und den Ausnahmen
Auch Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Leistungen unterliegen besonderen Regeln.
Für den normalen Gründeralltag bleibt deshalb entscheidend, zuerst zu prüfen, an wen die Rechnung geht, welche steuerliche Stellung das eigene Unternehmen besitzt und um welchen Umsatz es sich handelt.
Rechnungen an Behörden sind noch einmal ein eigenes Thema
Wer als Gründer für Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollte zusätzlich die Vorschriften für den öffentlichen Bereich beachten.
Das Bundesministerium der Finanzen weist ausdrücklich darauf hin, dass neben den umsatzsteuerlichen Vorschriften eigene Regelungen für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bestehen können. Für Rechnungen an Bundesbehörden gelten bereits seit Jahren besondere Anforderungen.
Im öffentlichen Bereich spielt häufig auch die sogenannte Leitweg ID eine Rolle. Im normalen B2B Geschäft zwischen Unternehmen ist eine solche Leitweg ID dagegen grundsätzlich nicht erforderlich.
Quelle: BMF: E Rechnung bei Unternehmen und Behörden
Wer öffentliche Auftraggeber gewinnen möchte, sollte deshalb bereits bei der Auftragsannahme klären, welches Rechnungsformat und welcher Übermittlungsweg gefordert werden.
Aufpassen bei der Archivierung
E Rechnungen einfach aus dem E Mail Postfach herunterzuladen, auszudrucken und anschließend die ursprüngliche Datei zu löschen, ist keine saubere Lösung.
Nach § 14b UStG müssen Unternehmer ein Doppel ihrer ausgestellten Rechnungen sowie erhaltene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei E Rechnungen muss nach der Verwaltungsauffassung zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Quelle: § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
Die Finanzverwaltung weist zudem darauf hin, dass beispielsweise bei einer zusätzlich mitgesendeten PDF Darstellung weiterhin der strukturierte Originaldatensatz archiviert werden muss.
Quelle: Finanzamt Nürnberg: Hinweise zur E Rechnung und Archivierung
Genau an diesem Punkt wird eine geeignete Rechnungs oder Buchhaltungssoftware interessant.
Konkrete Lösung für Gründer: Lexware Office als Beispiel
Niemand muss XML Dateien von Hand schreiben.
Moderne Buchhaltungsprogramme übernehmen die technische Erstellung im Hintergrund. Ein Beispiel dafür ist Lexware Office.
Wichtig vorweg: Lexware Office ist hier lediglich ein Praxisbeispiel. Es gibt zahlreiche andere Anbieter und das Umsatzsteuerrecht schreibt selbstverständlich keine bestimmte Softwaremarke vor.
Lexware gibt an, dass mit Lexware Office sowohl ZUGFeRD Rechnungen als auch XRechnungen erstellt werden können. Nach der aktuellen Produktdokumentation ist die Erstellung ab der Version Lexware Office M möglich.
Quelle: Lexware: E Rechnung in Lexware Office erstellen
Der praktische Ablauf unterscheidet sich für den Gründer dabei kaum von einer normalen Rechnung.
Der Unternehmer legt seinen Kunden an, erfasst seine Leistung und erstellt die Rechnung. Bei einem Firmenkontakt erzeugt Lexware Office nach Aktivierung der entsprechenden Funktion und bei erfüllten Voraussetzungen eine ZUGFeRD Rechnung. Für bestimmte Rechnungen an Behörden kann eine XRechnung erstellt werden. Lexware nennt hierfür unter anderem die Leitweg ID und weitere Empfängerdaten als notwendige Angaben.
Quelle: Lexware: E Rechnungsfunktion aktivieren und verwenden
Der Gründer muss also nicht verstehen, wie eine XML Struktur technisch aufgebaut ist.
Das Programm übernimmt diesen Teil.
Auch eingehende E Rechnungen lassen sich verarbeiten
Lexware Office gibt außerdem an, eingehende XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen verarbeiten zu können. Beim Hochladen prüft das System nach Angaben des Anbieters die technische Gültigkeit und Auswertbarkeit der Datei. Bei reinen XML Dateien wird eine lesbare Darstellung erzeugt.
Quelle: Lexware: Eingehende E Rechnungen erfassen
Damit lässt sich ein durchgehender Prozess schaffen:
Rechnung empfangen, prüfen, verbuchen und archivieren sowie eigene Rechnungen erstellen und versenden.
Gerade für Gründer kann das sinnvoller sein, als verschiedene Einzellösungen für Rechnungserstellung, XML Anzeige und Archivierung miteinander zu kombinieren.
Was kostet Lexware Office?
Nach der aktuell veröffentlichten Preisliste von Lexware kostet die Version Lexware Office M regulär 12,90 Euro pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer. In dieser Version sind laut Anbieter unter anderem Angebote, Rechnungen, E Rechnungen und Mahnungen enthalten. Lexware bewirbt zeitweise zusätzliche Aktionspreise, die sich ändern können und deshalb hier bewusst nicht als dauerhafte Kosten angesetzt werden.
Quelle: Aktuelle Preise und Versionen von Lexware Office
Damit liegen die regulären Kosten derzeit bei 154,80 Euro netto pro Jahr.
Ob Lexware Office deshalb die beste Lösung für das eigene Unternehmen ist, lässt sich daraus selbstverständlich nicht ableiten. Je nach Branche, bestehender Buchhaltung, Steuerberater, Anzahl der Rechnungen und benötigten Schnittstellen können andere Systeme besser geeignet sein.
Der entscheidende Punkt lautet vielmehr:
Ein Gründer benötigt für die E Rechnung keine eigene technische Infrastruktur. Geeignete Standardsoftware kann einen Großteil der Umsetzung übernehmen.
Was Gründer jetzt konkret tun sollten
Wer gerade gründet oder bereits selbstständig ist, sollte das Thema nicht komplizierter machen als nötig. Folgende Punkte sollten bis zur vollständigen Umstellung geklärt werden:
- Prüfen, ob E Rechnungen empfangen werden können. Ein erreichbares E Mail Postfach ist die Mindestvoraussetzung. Wer XML Rechnungen erhält, sollte zusätzlich eine Möglichkeit zur lesbaren Darstellung und zur geordneten Archivierung besitzen.
- Klären, welche Kunden bedient werden. Wer hauptsächlich Privatkunden abrechnet, befindet sich in einer anderen Situation als ein reines B2B Unternehmen oder ein Dienstleister für Behörden.
- Prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung genutzt wird. Kleinunternehmer müssen E Rechnungen empfangen können, sind aber nach aktueller Rechtslage von der Pflicht zur Ausstellung einer E Rechnung ausgenommen.
- Den eigenen Vorjahresumsatz im Blick behalten. Für das Jahr 2027 ist die Grenze von 800.000 Euro für die Übergangsregelung von Bedeutung.
- Rechnungssoftware überprüfen. Wer bereits Lexware, DATEV, sevdesk oder ein anderes System verwendet, sollte kontrollieren, welche E Rechnungsformate die konkrete Softwareversion unterstützt und wie die Archivierung erfolgt.
Für Neugründer würde ich das Thema sogar noch einfacher angehen:
Wer seine Rechnungssoftware heute neu einrichtet, sollte direkt eine Lösung wählen, die E Rechnungen erstellen, empfangen und archivieren kann.
Dann entfällt eine zweite Umstellung in ein oder zwei Jahren.
Keine Panik, aber auch nicht ignorieren
Die E Rechnung klingt technisch komplizierter, als sie für die meisten kleinen Unternehmen tatsächlich sein dürfte.
Der Gründer muss normalerweise keine XML Dateien programmieren. Er muss auch keine eigene Rechnungsplattform entwickeln.
Was er benötigt, ist ein sauberer Prozess.
E Rechnungen müssen empfangen werden können. Die Originaldaten müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Und sobald die gesetzlichen Übergangsfristen für das jeweilige Unternehmen enden, muss auch die eigene Rechnungsstellung die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Eine Software wie Lexware Office zeigt, wie unspektakulär die praktische Lösung aussehen kann. Der Unternehmer erstellt seine Rechnung nahezu wie bisher. Die Software erzeugt im Hintergrund das erforderliche strukturierte Format.
Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb weniger in der Technik als darin, rechtzeitig zu wissen, welche Vorschriften für das eigene Unternehmen gelten.
Fazit: Wer heute gründet, sollte die E Rechnung direkt mitdenken
Für bestehende Unternehmen bedeutet die E Rechnung eine weitere Umstellung.
Für einen Gründer bietet sich dagegen eine einfachere Möglichkeit: Er kann seine Prozesse von Anfang an darauf ausrichten.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 gelten beim Ausstellen weitreichende Übergangsmöglichkeiten. Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro läuft eine weitere Übergangsregel bis Ende 2027. Ab 2028 wird die strukturierte E Rechnung bei den erfassten inländischen B2B Umsätzen grundsätzlich verpflichtend.
Gleichzeitig bestehen wichtige Ausnahmen, beispielsweise für Kleinunternehmer, bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Umsätze an private Endverbraucher.
Deshalb sollte kein Gründer aufgrund einer pauschalen Schlagzeile seine gesamte Rechnungsstellung überstürzt umstellen.
Aber ebenso wenig sollte man das Thema bis Silvester 2027 aufschieben.
Wer heute eine geeignete Rechnungssoftware auswählt, den Empfang strukturiert organisiert und seine Ausgangsrechnungen Schritt für Schritt auf ein Format wie ZUGFeRD umstellt, dürfte von der gesetzlichen Umstellung im Alltag vergleichsweise wenig bemerken.
Und genau so sollte gute Digitalisierung funktionieren:
Die Technik arbeitet im Hintergrund. Der Gründer kümmert sich um sein Unternehmen.
Stand: 16. August 2026. Dieser Beitrag stellt eine redaktionelle Einordnung dar und keine Rechtsberatung.
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Stand: 16. August 2026